Calendrier de réalisation : mi-septembre à la fin octobre 2022

Date de tombée de l’appel d’offres 

L’information nécessaire ainsi que la documentation rattachée à cet appel d'offres doivent être reçues par courriel à spaasi@snacadie.org  par la Société Nationale de l’Acadie avant le lundi 12 septembre 2022 à midi, heure de l’Atlantique.


RESPONSABLE DE L’APPEL D’OFFRE

Société Nationale de l’Acadie

224 rue St. George Bureau 103,
Moncton, NB E1C 0V1

Sylvio Boudreau, responsable de la SPAASI

spaasi@snacadie.org

(506) 720-0890

INFORMATIONS SUR L’APPEL D’OFFRES

 Contexte

La Société Nationale de l'Acadie (SNA) en collaboration avec ses partenaires souhaite présenter un « Pavillon Acadie » dans le cadre du Festivals acadiens et créoles (https://festivalsacadiens.com) qui se tiendra du 14 au 16 octobre en Louisiane.

Éléments de l’appel d’offres

  • Élaboration d’une programmation culturelle (pouvant comprendre, mais ne pas se limiter à la participation à l’identification et la sélection des artistes, la préparation d’horaire et la relation avec le Festival international de Lafayette);
  • Coordination des éléments logistiques (pouvant comprendre, mais ne pas se limiter à la technique de scène, l’installation du pavillon, la réservation de vols et de chambres d’hôtel);
  • Coordination des exposants au kiosque;
  • Coordination logistique sur place.

Les répondants peuvent faire une offre sur un ou plusieurs éléments et présenter un plan détaillé avec budget.

Contenu de la soumission

La soumission devra inclure:

  • Nom de la personne ou de l’entreprise ou de l’organisme incluant une personne-ressource, (contact) un téléphone et un courriel;
  • L’adresse de la personne ou l’entreprise;
  • Description sommaire de l’expertise dans le domaine, incluant une liste de projets réalisés par la firme qui sont pertinents pour ce projet;
  • Description de l’offre en précisant les éléments, ainsi que les coûts attachés.

Budget

Il est attendu des soumissionnaires qu’ils proposent un budget de montant forfaitaire (distinguant honoraires et dépenses prévues) de sorte à établir un contrat à prix fixe.

 Critères de sélection des soumissionnaires  

Les offres seront analysées et le choix sera fait en fonction de l’expertise, de la qualité de l’offre, de son coût et de son adéquation avec les besoins de la SNA.

a) Coûts 

Étant un organisme sans but lucratif, la SNA cherche activement à travailler avec des experts pouvant offrir la meilleure valeur pour les services rendus, tout en respectant les budgets prévus à cet effet.  

b) Connaissance du milieu communautaire acadien et du réseau francophone atlantique 

Comme les membres de la SNA regroupent les quatre associations francophones porte-parole des provinces de l'Atlantique, ainsi que les quatre associations jeunesse, il est important pour la SNA que le soumissionnaire soit connaissant et à l’aise avec la réalité des membres et le réseau francophonie, particulièrement de l’Amérique du Nord. 

c) Disponibilité 

Il est important pour la SNA de pouvoir communiquer avec la ou les personnes responsables du projet. La rapidité de réponse et la possibilité de se déplacer pour participer à une rencontre à priori sont des critères importants pour la SNA. 

d) Connaissance des organisations culturelles de la Louisiane

Comme ce projet sera mené en proche collaboration avec le Festivals acadiens et créoles, une préférence sera accordée aux soumissionnaires pouvant démontrer leur connaissance du festival et des acteurs culturels de la Louisiane.

Calendrier de réalisation

Les travaux débuteront dès la signature du contrat et celui-ci prendra fin à la livraison des rapports finaux, évalués comme satisfaisant par la SNA. Le Festivals acadiens et créoles a lieu du 14 au 16 octobre 2022, à Lafayette, Louisiane.


 Clauses générales et conditions subséquentes à l’appel d’offres 

  • La SNA se réserve le droit d’embaucher une ou aucune des firmes ayant proposé leurs services à la suite de cette sollicitation. 
  • La SNA à l'intention de sélectionner la meilleure candidature, pas nécessairement la moins coûteuse, bien qu’elle se doive de respecter son budget à cet effet. 
  • La SNA n’acceptera aucune sous-traitance des tâches principales prévues dans le cadre de cet appel d’offres.
  • Les individus effectuant des projets sous cette entente ne sont considérés, en aucun cas, comme employés de la SNA et n’ont droit à aucun bénéfice ou avantage réservé aux employés. 
  • Seuls les frais de transport, d’hébergement et de subsistances prévues dans le contrat seront remboursés dans le cadre de cette entente.
  • Les paiements seront effectués à la suite de la soumission d’une facture en bonne et due forme, basée sur une estimation de prix acceptée par les deux parties. 
  • Les conditions d’une possible entente future seront finales. Tout changement devra être négocié et confirmé, par écrit, entre les deux parties. 
  • La SNA ainsi que la firme choisie sous cet appel d’offres seront en mesure de mettre fin à cette entente négociant un avis de 30 jours.

 

Calendrier de réalisation : mi-septembre à la fin octobre 2022

Date de tombée de l’appel d’offres 

L’information nécessaire ainsi que la documentation rattachée à cet appel d'offres doivent être reçues par courriel à spaasi@snacadie.org  par la Société Nationale de l’Acadie avant le lundi 12 septembre 2022 à midi, heure de l’Atlantique.